Gestione stampanti: come ridurre i costi e l’impatto ambientale?
Sapevi che un’efficace gestione stampanti può ridurre i costi e l’impatto ambientale del 30%?
Le stampanti sono tra i dispositivi essenziali in ufficio, ma l’utilizzo incontrollato può generare costi nascosti non facilmente identificabili, con importanti impatti ambientali.
In questo articolo vedremo come ridurre i costi derivanti dalle stampanti con una maggiore sicurezza e produttività, salvaguardando l’ambiente e usufruendo di tecnologie in cloud.
Stampa: storia di un’evoluzione
Qual è stato il primo manoscritto della storia ad essere stampato? La risposta è semplice, seppur dispersiva: la Bibbia! Dopo i primi tentativi in terra orientale, attorno al 1450 il tedesco Gutenberg inventò la stampa a caratteri mobili, dando il via a quella che oggi conosciamo come la stampa.
Nel corso degli anni questa tecnologia ha continuato ad evolversi, introducendo nuovi materiali e nuove tecniche: dal rotocalco al digitale.
Oggigiorno, nonostante la digitalizzazione di molti processi, possedere in azienda un servizio stampanti è fondamentale per molte aree, dall’amministrazione alla logistica.
Stampanti in azienda: quali costi?
Una ricerca dell’International Data Corporation (IDC) stima che la stampa può avere un costo variabile dal 1% al 3% del profitto annuo aziendale. Tra i principali costi: quelli di acquisto iniziale, manutenzione, approvvigionamento (carta, toner o inchiostro) e costi energetici.
Un altro costo da non sottovalutare è quello ambientale: consumo di risorse naturali, produzione di rifiuti ed emissioni di gas a effetto serra, tra gli altri.
Secondo Gartner,una gestione stampanti efficace può ridurre gli sprechi fino al 30%. Tuttavia, ad oggi sono ancora molte le imprese a non aver definito una chiara strategia in materia o a spendere più di quanto consumino realmente.
Come rimediare?
Sedoc Digital Group consente alle aziende di rendere sostenibile l’attività di stampa, aumentando il vantaggio competitivo e di business delle periferiche grazie al Servizio di Gestione Stampanti.
Per essere efficiente, un’infrastruttura di stampa e copia deve essere disponibile, accessibile e affidabile. La suite di soluzioni SEDOC consente:
- Monitoraggio dei sistemi: fornire le informazioni relative a stampe prodotte, livello dei consumabili impiegati e fatturazione.
- Gestione consumabili: dispositivi sotto monitoraggio gestiti sulla base del loro effettivo consumo. Al prodursi dell’allarme “Toner Low”, viene attivata la procedura automatica di invio alla destinazione finale del materiale da sostituire.
- Servizi di roll-out e distribuzione delle stampanti: vengono svolti sulla base del piano di consegna concordato con SEDOC, che si occupa di effettuare l’installazione dei nuovi apparati.
- Training: il personale tecnico provvede all’addestramento degli utenti per il corretto utilizzo del nuovo parco stampanti, nonché la riduzione delle stampa e risparmio sui costi.
Servizio Gestione Stampanti: vantaggi
Con il servizio di gestione stampanti, si ha a disposizione una serie di vantaggi da utilizzare in maniera scalabile per l’intera organizzazione.
- Maggiore sicurezza: protezione delle stampanti dall’accesso e dall’utilizzo non autorizzato.
- Tecnologia cloud: risparmio di tempo grazie alla configurazione remota della periferica e alla gestione centralizzata con dashboard su cloud intuitivo.
- Maggiore sostenibilità: risparmio del 30% di energia e risorse inquinanti evitando stampe non necessarie.
- Memorizzazione automatica: i lavori vengono memorizzati sulla periferica e possono essere confermati o cancellati.
- Controllo dei costi migliorato: riduzione dei costi stampando solo ciò che serve quando necessario.
- Strumenti di reporting: informazioni sull’utilizzo di stampa, gestione dei costi, disponibilità, problematiche e tanto altro.
SEDOC: quale processo mette in atto?
Per migliorare i tuoi processi aziendali e ridurre i costi, SEDOC prende in carico la gestione del tuo parco stampanti mettendo in atto tre step:
- Valutazione delle esigenze
- Sostituzione dell’hardware
- Ottimizzazione per utilizzare l’hardware nuovo ed esistente.
Tramite un software centralizzato, SEDOC gestisce l’inventario delle macchine installate e i vari alert, tenendo traccia della modalità di utilizzo delle apparecchiature, dei problemi riscontrati e della soddisfazione dell’utente.
In questo modo analizza le informazioni raccolte nel corso delle rilevazioni, fornisce una serie di reportistiche al cliente per una prima valutazione della gestione delle stampe e suggerisce le regolazioni necessarie per garantire efficienza degli strumenti.